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高效沟通的会议应该是什么样的

新闻来源:宏辉智通 发布日期:2017-12-02 浏览次数:593

     所谓慈不掌兵义不掌财,开会总有需要开会的道理,高层开会谈思想、中层开会谈转化、基层开会谈执行。

  (迈点网讯 何晟)近期一位不愿透露姓名的酒店人向迈哥抱怨,他所在的酒店每天早上要开例会,每周要开周会,甚至连下班的时间半夜三更都会被一个电话炸醒要求“头脑风暴”,他觉得很困惑,这样的“文山会海”般的会议不仅低效更是降低了工作积极性。

  “文山会海”表现为折腾会、冗长会、会传会过多、过滥,不动脑子、只会传达;不想办法、只请领导;不下基层、只会高高在上;不讲求实效、只喜欢围坐空谈。长此以往,耽误了时间,浪费了精力,蹉跎了人生。

  那么一个高效的会议有哪些地方需要注意?如果是你的酒店,如何使会议让员工有所收获?针对案例中提出的问题,从业者们都提出了自己的观点和建议。

  酒店各种各样的会议不能一概而论

  凌晨(杭州世外桃源):这个案例首先需要看参与会议的人员隶属于哪个部门,如果是开早会,对餐饮部的管理人员而言压力会很大,因为他们的上班时间与其他管理人员不一样,一个阶段无所谓,但长此以往,就管理来说存在一定的不公平性

  比如酒店每天的早会,无非是领导听一下当天预订或抵店汇报,各部门运行的流水而已,其实这些可以通过系统查阅,更可以通过酒店管理平台进行共享,没必要通过管理层的早会去汇报,特别问题可以通过电话或当面汇报、请示,所以每天早会不一定有存在的必要

  我的建议是可以一周开两次早会,或一周开一次周例会,把一周发生的问题总结分析一下很有必要(所谓早会应该是针对中层管理层的,员工的叫班会,早会和班会的区别要搞清楚)。当然,降低开会频次的前提是,酒店领导层要多到基层走走,掌握一线情况。

  何晟:学到一个新名词“会传会”,高层跟中层说了什么,中层照原样再和基层员工说一遍。员工或者管理层每天开内容大同小异的会,确实会有负面情绪,降低开会频次是最直接的手段了。

  谷帅:其实关键是会议内容是否有吸引力,或者说对员工来说有帮助。

  博铭酒管CEO-Jason:因为他们不知道这些会应该有哪些内容,走个会议形式,确实是个负担。

  西安大唐西市酒店魏云豪:任何一个公司或组织,如果需要经常开常规会议,即所谓的例会(晨会在内),首先说明一个问题:整体执行力差。因为执行力差,所以要开会沟通,沟通后出现新问题,继续沟通,进而暴露出第二个问题:团队凝聚力不够。第三个问题:管理意识和手段不够,期待所有问题能通过会议解决,时间长了,弱化了管理控制能力和管理人员责任心,主动性下降,然后整个团队进入恶性循环。

  高效沟通的会议应该是什么样的?

  凌晨(杭州世外桃源):中层管理者传达会议精神的技巧很重要,我曾和我们的管理队伍说过:上级说的话,有些要直接传达,不能断章取义,有些要转换语气,不能直接了当,有些要具体分析,不能笼统含糊。一个会议是早会、例会、月度会、分析会、还是班会?不同的会议有不同的形式、不同的要求,不能一概而论,要分来来谈。

  博铭酒管CEO-Jason:这些会在我看来都是必须的,比如班会,能从部门员工的状态看出这这个部门有没有开会以及会议质量如何。班会在于本班工作分配和重点工作安排,传达上级会议相关内容,同时提整员工状态与精神面貌,要看开会的人怎么安排会议。不过凡是讲成功学、鸡汤,以及其他与班组工作无关内容的,我会剥夺你的发言资格,也包括天天画饼的。

  陕西天辰大酒店刘海鹏:会是要开的,但不能为了开会而开会,会议要有主题,一个会议解决不超过两个问题,讲实话,重效率,不要指望一个会议能解决所有问题,否则落实情况就会大打折扣。

  何晟:会议如何安排也是门学问,如果是员工们都出现了负面情绪,那可能就是会议安排和内容的问题了。

  凌晨(杭州世外桃源):中层觉得会议冗长,那这个会议肯定是言之无物,这跟领导的工作实务度有一定的关系。

  会议需要提出问题并且在第一时间拍板解决问题,这样能让参会的人觉得有收获。主持会议的人要准备好一些案例分析和引导管理意识及方式的内容,让大家觉得可以从会议中汲取营养或受到启发。

  主持会议的人不是单纯的听汇报,每个汇报的问题或每个汇报的部门,尽可能地进行点评或给予相应的建议。(我还试过,每次会议程序结束后由所有管理层每人用一句话做总结,说出自己的经营管理理念,大家听得津津有味,这样可适当增加会议的趣味性,会议尽可能的不要搞得太官僚、太严肃。)关键是我们都要做一个有趣,有热情的领导者。

  陕西天辰大酒店刘海鹏:举个例子,比如之前周会,有部门反映餐厅有蚊子出现,我说的是:冬天到了,室内温度暖和,特别是那些长期开着空调的,蚊子都不舍得离开,出去了就冻死了,活跃气氛很重要。

  环城凯斯顿吉杨波:我个人认为,酒店是需要很多的“会”来沟通和传达信息的。就本案例提出的问题,首先要看这位员工处于什么级别,是什么岗位,如果是中高层管理人员,应该正确对待会议,给与一定的理解。

  如果是基层员工反映出这个问题,很有可能是会议本身的问题。比如我们酒店,部门经理以上每天有晨会,但也会考虑餐饮经理的时间,我们定在早上9点,一般会在20分钟内结束,保证餐饮部的人可以正常吃饭准备上班。每周一是经理例会,内容会多一点,包括一周的经营分析,活动安排,还有1个小时左右的学习。而每个部门每天也有班前会或者班后会。

  不同位置的员工对于“会”的认识是不一样的,而“会”的目的也有所不同,如果有员工抱怨,一方面是会议本身的目的性出现问题,另一方面就是人的问题,会议本身的问题需要发起会议的管理者的注意,人的问题可以通过沟通、激励等措施引导员工的认识,“高层开会谈思想、中层开会谈转化、基层开会谈执行”。如果不知道开会的目的是什么,那就会让员工觉得都是无用会,也影响员工的心态。

  何晟:想比起“多”,看起来这个案例抱怨的点在于员工认为会议“无用”,抛开一些极端因素的存在,会议多而雷同是导致情况发生的主要原因,如果会议多但是都相对有价值的,抱怨可能就没那么多了。

  张亮Tanky:我提一点不一样的观点,个人认为,受不了领导开会的,不习惯半夜电话头脑风暴的,换个环境,不要勉强自己,志不同道不合不相为谋。希望用自己的主观意愿来决定行为方式的,自己当老大就好了,只需要别人来配合你。

  所谓慈不掌兵义不掌财,开会总有需要开会的道理,不理解的是领悟还不够,或者开的会太少了,领导做啥事儿都要解释清楚,我的目的是什么,希望通过这件事达到什么效果,领导累不累?

  人不能太贪心,又不想开会,又不想干活,希望自己行为自主自由,还想收入稳定比别人都赚得多,全世界的好事儿都让你占全了,哪有这么好的事儿。

  有些时候,一部分人对自己的职业,对自己的事业,太缺乏敬畏之心。扫大街,通下水道,修门锁,车间工人很多岗位不用开会呀,你咋不去呢,说说话,动动嘴皮子,听人讲话,都是给你发了工资的。老板也不容易啊,老板破产跳楼的时候,怎么没有员工陪着跳的呢?承担的东西不一样,哪些人为结果承担责任,哪些人负责听从指挥,没毛病。

  命运是掌握在自己手里的,不喜欢这家公司,换一个与自己行为理念相匹配的公司和团队即可,遇到合自己心意的公司这也是件幸福的事儿。

  看完了以上不一样的意见,你对酒店日常形式各样的会议,又有何看法?不妨和我们谈谈你如何看到“开会”这间小事儿。



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